许多行业用户每天要经手许多纸质文件，例如进出口报关业工作者，因其行业特性的不同，纸质文件特别多，为了提高客户满意度、增进员工工作效率，很多进出口报关业者便将流程和文件导入电子化，每天将所有的纸本文件和传真扫描成电子档，然后归档到公司共享的e化平台，供各单位查询调阅、或管理人员审核。

一家台湾知名进出口报关业公司自1983年创立以来，专注于报关运输领域的专业服务与成长，并涵盖码头装卸、仓储物流、及报验检疫等服务，更于2012年成为首家台湾北中南通关据点全数通过 AEO 安全认证优质企业的报关业者，深获客户的满意肯定与支持。

因客户群庞大，每天需要完成数百件协助客户报关的工作。每一份报关文件以客户签回的收费通知单为首页，后面附上几十页各种对应文件。于是每天财务单位人员抱着大叠的报关文件，走到办公室共享的多功能一体机，将所有报关文件逐份扫描，因为「收费通知单编号」是所有单位查询调阅的依据，而多功能一体机扫描储存档名是一串固定字母加流水号数字，所以还得再抱着这些报关文件回自己座位，一份一份地对照每份的「收费通知单编号」，在计算机上将刚刚用多功能一体机扫描的一堆档案逐个儿修改档名，然后才能归档。

日复一日，财务人员每天光做这个就要花大约 3 小时，眼花看错「收费通知单编号」、或一时失神打错字的状况也常发生。

这就造成档名跟实际的「收费通知单编号」不一致，开启的档案就不是原本要调阅的报关收费文件，而真正想调阅的却如同大海捞针怎么找也找不到，接着抱怨茅头就直指财务人员了，财务人员也只能各种苦水往肚里吞。／︿＼

原本用意良好的纸本文件 e 化，到底哪里出问题了？

这家进出口报关业者找到 Plustek 精益科技的《企业数字化解决方案专家团队》协助诊断。

Plustek 专家审视这家报关业者的报关文件纸本、流程和既有的数字化设备，发现其实他们的企业文件数字化还差最后一步：只要改进扫描存档这个环节，既可省去财务人员手工修改档名的费力费时，又可避免打错数字的人为错误。

说来简单，怎么做呢？

Plustek 专家为这家报关业者导入《SmartOffice 自动扫描 / 智慧条形码辨识》整合解决方案，财务人员只需将报关文件直接放入 SmartOffice 扫描器，扫描后立即自动地以「收费通知单编号」为档名，一份一份地存成个别 PDF 档，而且是直接储存在正确资料夹。以前财务人员用公司事务机扫描后，还得回座位边比对纸本、边用电脑修改档名的麻烦，现在不用了，同时也不再有档名打错收费通知单编号的情况发生了，无论是财务人员的工作士气和效率，或者是各单位的查询调阅，工作氛围不再乌烟瘴气了。

这得益于三项工作流程改善点：

首先，财务单位配备一台专用扫描器，而且是 ADF 自动馈纸式，整份报关文件从封面的客户签回的收费通知单、到一大堆附件，整叠放进去就咻咻地自动扫描下去。此外，大多数公司会以多功能一体机机来包办全公司的打印、影印和扫描需求，但针对有固定扫描需求的单位，扫描器还是比较适合，为什么？
一、扫描器既是专用于扫描，操作界面比多功能一体机单纯易用，不需像多功能一体机要在各功能间切换来切换去。
二、扫描器可设定快捷按键，如果常扫描固定类型文件，这功能非常方便。
三、财务人员可就近在部门座位扫描，不需要抱著文件，跟大家排队轮流使用全公司共享的一体机。而且原先情况是一轮到财务人员使用公用一体机扫描，其他人不管要打印、影印和扫描，全部都得暂停等待，财务单位使用自己专属扫描器，不仅提高自己单位的效率，也连带让别的部门省去等待时间。

第二项流程改善点是扫描后直接以「收费通知单编号」储存。其实这家报关业者收费通知单上的「收费通知单编号」出现在两处，其中一处是条形码型式 ，每张收费通知单的编号不同，条形码也不同，虽是他们系统自动生成，但从没有人想到要去利用它。Plustek 专家利用这个既有的收费通知单编号条形码，让文件通过 SmartOffice 扫描后，自动辨识这种条形码并撷取号码信息，出现这种条形码的文件即自动做为首页，之后扫描的文件即做为附件页，并以这个条形码做为 PDF 档名储存，即使报关文件有其它条形码也不会搞错。

第三项流程改善点是扫描后直接储存在该储存的位置，不需搬移资料夹位置。对比过去财务人员在事务机扫描储存到自己计算机后，回到座位除了要一个一个地修改档名，还要搬移档案到正确资料夹，现在省人力也省时间。

自从导入这套 《SmartOffice 自动扫描 / 智慧辨识》解决方案后，财务人员只需将报关文件直接放入 SmartOffice 扫描器的自动馈纸夹，之后的流程一直到储存档案全部免人工，自动扫描后立即智慧辨识「收费通知单编号」条形码，自动一份一份地分档，并智慧撷取「收费通知单编号」条形码信息做为储存档名，每份动辄数十页报关文件就这样自动地一份一份地存成个别 PDF 档，而且是直接储存在正确资料夹。

所谓「魔鬼藏在细节里」，每家公司的流程和系统不同，Plustek 精益科技的《企业数字化解决方案专家团队》用心观察问题、聆听需求，直接抓到这个「扫描存档」环节痛点，以这家进出口报关业者既有流程为基础，用《自动扫描 / 智慧条形码辨识》软硬件智慧科技整合，做了三个工作流程改善点，用最少的费用，做最大的效益。

企管摘要

挑战：

应公司数字化规定，财务单位每天花大约 3 个小时用一体机扫描纸本报关文件，然后回自己座位，一份一份地对照每份的「收费通知单编号」，在计算机上将刚刚用事务机扫描的所有档案一一修改档名，然后才能归档，既耗时耗力，还常常因眼花看错「收费通知单编号」、或一时失神打错字，造成档名跟实际的「收费通知单编号」不一致，开启的档案就不是原本要调阅的报关收费文件，大家怨声载道。

解决方案：

导入《SmartOffice 自动扫描 / 智慧条形码辨识》整合解决方案

#有固定扫描需求的单位，应配置专用扫描器，而非和全公司共享事务机，一则较简易操作，二则节省时间，三则不会因占用事务机太久而被其他单位白眼。

#自动档案命名免誊打，大幅提升人员效率，也避免出错。

#智慧条形码辨识做文件分档。

#智慧撷取条形码信息自动为文件命名。

#智慧储存扫描档案到预设资料夹。

成果：

利用《SmartOffice 自动扫描 / 智慧条形码辨识》软硬件智慧科技整合，轻松改善工作流程，补齐企业文件数字化最后一哩路。财务人员不再需要人工修改档名，搬移档案到正确资料夹。其他单位可正确且快速地检索调阅报关收费文件。