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【企管新知】财务单位将繁杂收费单据扫描电子化,利用条形码自动命名分档储存,大幅提高应收帐款工作效率
来源: | 作者:blogcn | 发布时间 :2019-07-11 | 863 次浏览: | 分享到:
许多行业用户每天要经手许多纸质文件,例如进出口报关业工作者,因其行业特性的不同,纸质文件特别多,为了提高客户满意度、增进员工工作效率,很多进出口报关业者便将流程和文件导入电子化,每天将所有的纸本文件和传真扫描成电子档,然后归档到公司共享的e化平台,供各单位查询调阅、或管理人员审核。

多行业用户每天要经手许多纸质文件,例如进出口关业工作,因其行业特性的不同纸质文件特别多,为了提高客户满意度、增进员工工作效率,很多进出口报关业者便将流程和文件导入电子化,每天将所有的纸本文件和传真扫描成电子档,然后归档到公司共享的e化平台,供各单位查询调阅、或管理人员审核

家台湾知名进出口报关业公司1983年创立以来,专注于报关运输领域的专业服务与成长,并涵盖码头装卸、仓储物流、及报验检疫等服务,更于2012年成为首家台湾北中南通关据点全数通过 AEO 安全认证优质企业的报关业者,深获客户的满意肯定与支持。

因客户庞大,每天需要完成数百件协助客户报关的工作。每一份报关文件以客户签回的收费通知单为首页,后面附上几十页各种对应文件。于是每天财务单位人员抱着大叠的报关文件,走到办公室共享的多功能一体机,将所有报关文件逐份扫描,因为「收费通知单编号」是所有单位查询调阅的依据,而多功能一体机扫描储存档名是一串固定字母加流水号数字,所以还得再抱着这些报关文件回自己座位,一份一份地对照每份的「收费通知单编号」,在计算机上将刚刚用多功能一体机扫描的一堆档案逐个儿修改档名,然后才能归档。

日复一日,财务人员每天光做这个就要花大约 3 小时,眼花看错「收费通知单编号」、或一时失神打错字的状况也常发生。

这就造成档名跟实际的「收费通知单编号」不一致,开启的档案就不是原本要调阅的报关收费文件,而真正想调阅的却如同大海捞针怎么找也找不到,接着抱怨茅头就直指财务人员了,财务人员也只能各种苦水往肚里吞。/︿\

原本用意良好的纸本文件 e 化,到底哪里出问题了?

这家进出口报关业者找到 Plustek 精益科技的《企业数字化解决方案专家团队》协助诊断。

Plustek 专家审视这家报关业者的报关文件纸本、流程和既有的数字化设备,发现其实他们的企业文件数字化还差最后一只要改进扫描存档这个环节,既可省去财务人员手工修改档名的费力费时,又可避免打错数字的人为错误。

说来简单,怎么做呢?

Plustek 专家为这家报关业者导入《SmartOffice 自动扫描 / 智慧条形码辨识》整合解决方案,财务人员只需将报关文件直接放入 SmartOffice 扫描器,扫描后立即自动地以「收费通知单编号」为档名,一份一份地存成个别 PDF 档,而且是直接储存在正确资料夹。以前财务人员用公司事务机扫描后,还得回座位边比对纸本、边用电脑修改档名的麻烦,现在不用了,同时也不再有档名打错收费通知单编号的情况发生了,无论是财务人员的工作士气和效率,或者是各单位的查询调阅,工作氛围不再乌烟瘴气了。


这得益于三项工作流程改善点:

首先,财务单位配备一台专用扫描器,而且是 ADF 自动馈纸式,整份报关文件从封面的客户签回的收费通知单、到一大堆附件,整叠放进去就咻咻地自动扫描下去。此外,大多数公司会以多功能一体机机来包办全公司的打印、影印和扫描需求,但针对有固定扫描需求的单位,扫描器还是比较适合,为什么?
一、扫描器既是专用于扫描,操作界面比多功能一体机单纯易用,不需像多功能一体机要在各功能间切换来切换去。
二、扫描器可设定快捷按键,如果常扫描固定类型文件,这功能非常方便。
三、财务人员可就近在部门座位扫描,不需要抱著文件,跟大家排队轮流使用全公司共享的一体机。而且原先情况是一轮到财务人员使用公用一体机扫描,其他人不管要打印、影印和扫描,全部都得暂停等待,财务单位使用自己专属扫描器,不仅提高自己单位的效率,也连带让别的部门省去等待时间。

第二项流程改善点是扫描后直接以「收费通知单编号」储存。其实这家报关业者收费通知单上的「收费通知单编号」出现在两处,其中一处是条形码型式 ,每张收费通知单的编号不同,条形码也不同,虽是他们系统自动生成,但从没有人想到要去利用它。Plustek 专家利用这个既有的收费通知单编号条形码,让文件通过 SmartOffice 扫描后,自动辨识这种条形码并撷取号码信息,出现这种条形码的文件即自动做为首页,之后扫描的文件即做为附件页,并以这个条形码做为 PDF 档名储存,即使报关文件有其它条形码也不会搞错。

第三项流程改善点是扫描后直接储存在该储存的位置,不需搬移资料夹位置。对比过去财务人员在事务机扫描储存到自己计算机后,回到座位除了要一个一个地修改档名,还要搬移档案到正确资料夹,现在省人力也省时间。

自从导入这套 SmartOffice 自动扫描 / 智慧辨识》解决方案后,财务人员只需将报关文件直接放入 SmartOffice 扫描器的自动馈纸夹,之后的流程一直到储存档案全部免人工,自动扫描后立即智慧辨识「收费通知单编号」条形码,自动一份一份地分档,并智慧撷取「收费通知单编号」条形码信息做为储存档名,每份动辄数十页报关文件就这样自动地一份一份地存成个别 PDF 档,而且是直接储存在正确资料夹

所谓「魔鬼藏在细节里」,每家公司的流程和系统不同,Plustek 精益科技的《企业数字化解决方案专家团队》用心观察问题、聆听需求,直接抓到这个「扫描存档」环节痛点,以这家进出口报关业者既有流程为基础,用《自动扫描 / 智慧条形码辨识》软硬件智慧科技整合,做了三个工作流程改善点,用最少的费用,做最大的效益。

 

企管摘要

挑战:

应公司数字化规定,财务单位每天花大约 3 个小时用一体扫描纸本报关文件,然后回自己座位,一份一份地对照每份的「收费通知单编号」,在计算机上将刚刚用事务机扫描的所有档案一一修改档名,然后才能归档,既耗时耗力,还常常因眼花看错「收费通知单编号」、或一时失神打错字,造成档名跟实际的「收费通知单编号」不一致,开启的档案就不是原本要调阅的报关收费文件,大家怨声载道。


解决方案:

导入《SmartOffice 自动扫描 / 智慧条形码辨识》整合解决方案

#有固定扫描需求的单位,应配置专用扫描器,而非和全公司共享事务机,一则较简易操作,二则节省时间,三则不会因占用事务机太久而被其他单位白眼。

#自动档案命名免誊打,大幅提升人员效率,也避免出错。

#智慧条形码辨识做文件分档。

#智慧撷取条形码信息自动为文件命名。

#智慧储存扫描档案到预设资料夹。

成果:

利用《SmartOffice 自动扫描 / 智慧条形码辨识》软硬件智慧科技整合,轻松改善工作流程,补齐企业文件数字化最后一哩路。财务人员不再需要人工修改档名,搬移档案到正确资料夹。其他单位可正确且快速地检索调阅报关收费文件。

 

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