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财务电子化,自动命名,提高效率
来源: | 作者:blogcn | 发布时间 :2019-08-19 | 834 次浏览: | 分享到:
许多行业每天要经手许多纸本文件,进出口报关业者的行业特性,纸本文件更是特别多,为了提高客户满意度、增进员工效率,很多进出口报关业者便将流程和文件导入电子化,每天将所有的纸本文件和传真扫描成电子档,然后归档到公司共用的e 化平台,供各单位查询调阅、或管理人员稽核

     许多行业每天要经手许多纸本文件,进出口报关业者的行业特性,纸本文件更是特别多,为了提高客户满意度、增进员工效率,很多进出口报关业者便将流程和文件导入电子化,每天将所有的纸本文件和传真扫描成电子档,然后归档到公司共用的e 化平台,供各单位查询调阅、或管理人员稽核。

      这家台湾知名进出口报关业者自1983年创立以来,专注于报关运输领域的专业服务与成长,并涵盖码头装卸、仓储物流、及报验检疫等服务,更于2012年成为首家台湾北中南通关据点全数通过AEO 安全认证优质企业的报关业者,深获客户的满意肯定与支持。

因客户群庞大,每天完成数百件协助客户报关。每一份报关文件以客户签回的收费通知单为首页,后面附上几十页各种对应文件。于是每天财务单位人员抱着大叠的报关文件,走到办公室共用的多功能事务机,将所有报关文件逐份扫描,因为「收费通知单编号」是所有单位查询调阅的依据,而事务机扫描储存档名是一串固定字母加流水号数字,所以还得再抱着这些报关文件回自己座位,一份一份地对照每份的「收费通知单编号」,在电脑上将刚刚用事务机扫描的一堆档案逐个儿修改档名,然后才能归档。

 

日复一日,财务人员每天光做这个就要花大约3 小时,眼花看错「收费通知单编号」、或一时失神打错字的状况也常发生。

这就造成档名跟实际的「收费通知单编号」不一致,开启的档案就不是原本要调阅的报关收费文件,而真正想调阅的却如同大海捞针地找不到,接着抱怨茅头就射过来了,财务人员也只能苦水往肚里吞。

原本用意良好的纸本文件e 化,到底哪里出问题了?

这家进出口报关业者找到Plustek 精益科技的《企业数位化解决方案专家团队》协助诊断。

Plustek专家审视这家报关业者的报关文件纸本、流程和既有的数位化设备,发现其实他们的企业文件数位化还差最后一哩路:只要改进扫描存档这个环节,既可省去财务人员手工修改档名的费力费时,又可避免腾打的人为错误。

说来简单,怎么做呢?

Plustek专家为这家报关业者导入《SmartOffice自动扫描 / 智慧条码辨识》整合解决方案,财务人员只需将报关文件直接放入SmartOffice扫描器,扫描后立即自动地以「收费通知单编号」为档名,一份一份地存成个别PDF档,而且是直接储存在正确资料夹。以前财务人员用公司事务机扫描后,还得回座位边比对纸本、边用电脑修改档名的麻烦,现在不用了,同时也不再有档名打错收费通知单编号的情况发生了,无论是财务人员的工作士气和效率,或者是各单位的查询调阅,工作氛围不再乌烟瘴气了。


这得益于三项工作流程改善点:

首先,财务单位配备一台专用扫描器,而且是ADF自动馈纸式,整份报关文件从封面的客户签回的收费通知单、到一大堆附件,整叠放进去就咻咻地自动扫描下去。此外,大多数公司会以事务机来包办全公司的列印、影印和扫描需求,但针对有固定扫描需求的单位,扫描器还是比较适合,为什么?
一、扫描器既是专用于扫描,操作介面比事务机单纯易用,不需像事务机要在各功能间切换来切换去。
二、扫描器可设定快捷按键,如果常扫描固定类型文件,这功能非常方便。
三、财务人员可就近在部门座位扫描,不需要抱着文件,跟大家排队轮流使用全公司共用的事务机。而且原先情况是一轮到财务人员使用公用事务机扫描,其他人不管要列印、影印和扫描,全部都得暂停等待,财务单位使用自己专属扫描器,不仅提高自己单位的效率,也连带让别单位省去等待时间。

第二项流程改善点是扫描后直接以「收费通知单编号」储存。其实这家报关业者收费通知单上的「收费通知单编号」出现在两处,其中一处是条码型式,每张收费通知单的编号不同,条码也不同,虽是他们系统自动生成,但从没有人想到要去利用它。Plustek专家利用这个既有的收费通知单编号条码,让文件通过SmartOffice扫描后,自动辨识这种条码并撷取号码资讯,出现这种条码的文件即自动做为首页,之后扫瞄的文件即做为附件页,并以这个条码做为PDF档名储存,即使报关文件有其它条码也不会搞错。

第三项流程改善点是扫描后直接储存在该储存的位置,不需搬移资料夹位置。对比过去财务人员在事务机扫描储存到自己电脑后,回到座位除了要一个一个地修改档名,还要搬移档案到正确资料夹,现在省人力也省时间。

自从导入这套《SmartOffice自动扫描/智慧辨识》解决方案后,财务人员只需将报关文件直接放入SmartOffice扫描器的自动馈纸夹,之后的流程一直到储存档案全部免人工,自动扫描后立即智慧辨识「收费通知单编号」条码,自动一份一份地分档,并智慧撷取「收费通知单编号」条码资讯做为储存档名,每份动辄数十页报关文件就这样自动地一份一份地存成个别PDF档,而且是直接储存在正确资料夹

所谓「魔鬼藏在细节里」,每家公司的流程和系统不同,Plustek 精益科技的《企业数位化解决方案专家团队》用心观察问题、聆听需求,直接抓到这个「扫描存档」环节痛点,以这家进出口报关业者既有流程为基础,用《自动扫描/ 智慧条码辨识》软硬体智慧科技整合,做了三个工作流程改善点,用最少的费用,做最大的效益。

 

企管摘要

挑战:

应公司数位化规定,财务单位每天花大约3 个小时用事务机扫瞄纸本报关文件,然后回自己座位,一份一份地对照每份的「收费通知单编号」,在电脑上将刚刚用事务机扫描的所有档案一一修改档名,然后才能归档,既耗时耗力,还常常因眼花看错「收费通知单编号」、或一时失神打错字,造成档名跟实际的「收费通知单编号」不一致,开启的档案就不是原本要调阅的报关收费文件,大家怨声载道。


解决方案:

导入《SmartOffice自动扫描 / 智慧条码辨识》整合解决方案

#有固定扫描需求的单位,应配置专用扫描器,而非和全公司共用事务机,一则较简易操作,二则节省时间,三则不会因占用事务机太久而被其他单位白眼。

#自动档案命名免誊打,大幅提升人员效率,也避免出错。

#智慧条码辨识做文件分档。

#智慧撷取条码资讯自动为文件命名。

#智慧储存扫描档案到预设资料夹。

成果:

利用《SmartOffice自动扫描 / 智慧条码辨识》软硬体智慧科技整合,轻松改善工作流程,补齐企业文件数位化最后一哩路。财务人员不再需要人工修改档名,搬移档案到正确资料夹。其他单位可正确且快速地检索调阅报关收费文件。

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