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智慧归档,精益条码识别助力企业数字化高效办公
来源: | 作者:小溢 | 发布时间 :2023-07-14 | 325 次浏览: | 分享到:
精益智慧条码识别命名解决方案,是企业档案管理的好帮手。相比传统人工手动区分、整理、归档档案,精益条码识别命名能够在扫描文件时自动识别条码,并以条码内容进行文件命名,针对大批量的文件扫描也不用发愁,条码/空白页分割功能一招解决,在扫描时系统通过识别文件条码,自动切割文档,或是将每份文档后插入一张白纸,通过识别空白页来进行文件分割,智慧归档。

近几十年来,信息网络技术迅猛发展,许多产业面临前所未有的冲击,信息技术被视为改变工作、生活与学习的一项重要因素。在信息时代,档案管理数字化也是大势所趋,每个公司都会设立专人对员工资料档案进行专业管理。

在企业的档案管理日常工作中,往往会受困于扫描后的文件归档困难这个问题,传统的扫描解决方案在完成扫描作业后仅仅会生成一份文件,如何区分、归档、管理这些文件的问题就全部落在了操作人员的身上。听起来管理档案资料是一项考验精细度和耐心,并且要保持高效率的工作,是因为受到原始工作方式的束缚,仅仅局限于人工手动整理档案资料。

传统档案管理方式需要人工手动区分、整理在进行归档

殊不知档案数字化早已“脱胎换骨”,越来越多的企业选择精益智慧条码识别命名解决方案,基本上精益所支持的条码识别码制范围就已涵盖了目前主流及非主流的所有条码码制,可以更好的兼容不同企业的各种码制需求。以前1小时干的事,现在1分钟解决。效率提升看得见,实现数字化档案管理。

条码识别自动命名员工信息文件,高效归档

一般来讲,档案资料管理人员负责整个企业的员工信息、合同文件等重要资料,在存档时需要文件分类、录入、归档3个流程,一份资料存档就浪费了大量的时间,精益智慧条码识别命名针对档案资料管理工作提供高效解决方案,帮助档案管理人员减轻工作负担,提升工作效率。

智慧条码命名能够自动识别条码并以条码名称命名为文件夹进行保存

在工作人员对员工资料进行存档时,利用员工纸质信息资料附带的条码作为识别点进行文件批量扫描,只需把带有员工二维码的文件放置首页,系统通过识别首页的二维码进行文件自动命名保存和归档,免去管理人员扫描后手动输入文件名一流程,一分钟的时间即可搞定数名员工的信息资料备份,远比传统的手动录入分类、录入、归档流程节省大量时间,真正做到资料管理事半功倍。同时精益还开发出条码分割及空白页分割的功能,可以利用条码或是空白页实现自动页面分类汇总,以提升批量扫描能力,再加速企业效率。

精益条码识别命名解决方案更加高效,传统工作方式1小时的工作量条码识别一分钟即可解决

条码/空白页分割功能,加速促增效

利用精益智慧条码识别解决方案,实现智能化档案管理。另一个优佳的功能就是条码/空白页分割,当批量文件进行扫描时系统默认输出为一个多页PDF文件,想要分割开来,就需要将每份文件附带条码页放置首页进行扫描,当系统识别到下一个条码时,该条码前的内容自动默认为一个PDF文件,轻松自动分割

批量文件扫描时,可以利用文件条码或在文件之间插入空白页纸张,系统通过识别条码或空白页对文档进行分割开来

同时还可以利用空白页分割功能,即在每份需要扫描的文件间插入一张白纸,扫描过程中系统识别到空白纸张时,此前内容自动判定为一个PDF文件,一张白纸即可搞定一份档案分割,智能又高效,省时又便捷。节省档案管理人员分批扫描的时间,进一步提升办公效率。

精益智慧条码识别命名解决方案助力企业数字化转型发展

面对数字化转型的浪潮,传统的档案管理方式已不能满足广大企业发展的需要。而精益智慧条码识别命名为广大企业带来文件处理新模式和提高工作效率的新方法,成为企业的数字化转型和降本增效提供了有力佐助。针对不同的企业需求,精益还支持SDK定制化整合,能够与企业的各种DMS系统进行衔接,进一步助力企业降本增效。


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